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ビジネスメールのプロ:KindlyとPleaseの使い方マスター術

こんにちはRYO英会話ジムのリョウです。ビジネスコミュニケーションにおいて、相手に対する丁寧さやリクエストを伝える際に頻繁に使われる表現に「Kindly…」と「Please…」があります。これらの表現を巧みに使うことで、プロフェッショナリズムと共に協力的な雰囲気を醸し出すことが可能です。

 

 

違い

「Please…」の代わりに「Kindly…」を使うことができます。両方の表現は依頼や頼みごとを丁寧に伝える際に用いられます。ただし、これらの表現のニュアンスや使用される文脈には若干の違いがあります。

  • 「Please…」 は非常に一般的で、あらゆる状況での依頼や頼みごとに使える表現です。非公式の会話からビジネスのメールまで、幅広い文脈で使用されます。
  • 「Kindly…」 も依頼を伝える際に使われますが、少しフォーマルなニュアンスを持ちます。ビジネスのコミュニケーションや正式な書類、丁寧さを特に強調したい場合に適しています。

例えば、ビジネスメールで文書の提出を依頼する際に「Kindly submit the documents by tomorrow.」とすることで、丁寧かつ正式な印象を与えることができます。一方で、友人に何かを頼む際は「Please pass me the salt.」のように「Please…」を使う方が自然です。

したがって、「Kindly…」は「Please…」の代わりに使うことができますが、その選択は文脈や求められる丁寧さの度合いによって異なります。

kindlyはkindとは異なります。

「Kind」は形容詞として、人や行動の性質を表すために使用され、「kindly」は主に副詞として、ある行動をどのように行うか(親切に、丁寧に)を示すために使われます。両単語は親切さや好意を表す点で共通していますが、文中での役割と使われ方が異なります。

 

 

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Kindlyの使い方

「Kindly…」を使って指示をする際に、指示が過度に権威的でないように注意する必要がある、という点についての例を挙げましょう。

例1: 上司から部下への指示

  • 適切な使用法: 「Kindly ensure the report is submitted by tomorrow.」
    • この場合、「Kindly…」は指示を柔らかく伝え、部下に対する敬意を示しています。期限があることを明確にしながらも、丁寧な言葉遣いで依頼しています。
  • 過度に権威的な使用法を避ける: 直接的な指示や命令形ではなく、「Kindly…」を用いて依頼することで、受け取る側の受容性を高めることができます。上司が部下に対して、「Submit the report by tomorrow.」と命令形で言うのではなく、「Kindly…」を使うことで、同じ内容の指示もより受け入れやすくなります。

例2: 同僚間のコミュニケーション

  • 適切な使用法: 「Kindly review my presentation slides when you have a moment.」
    • 同僚間では、お互いに尊重し合う関係性があります。ここで「Kindly…」を使うことで、依頼が友好的かつ尊重の態度で伝えられていることがわかります。

例3: クライアントへの依頼

  • 適切な使用法: 「Kindly confirm your availability for the meeting next week.」
    • クライアントや外部の人々に対するコミュニケーションでは、特に「Kindly…」を使用することで、プロフェッショナルながらも親切な印象を与えることができます。

これらの例からわかるように、「Kindly…」を使用する際は、相手に対する敬意と依頼の内容が適切であることを確認し、指示が強制的または過度に権威的に聞こえないようにすることが重要です。このようにして、コミュニケーションがより効果的でポジティブなものになります。

 

 

Kindlyの例文

指示

部下に…

ロバート
Kindly submit this report by this Friday.
今週の金曜日までにこのレポートを提出してください。

 

 

試合前なのに部活のメンバーが練習をしっかりとしていなくて…

リョウ
Kindly practice at least when you are here.
少なくともここにいるときは練習してください。

 

 

kindlyは相手に指示を出すときに使う「〜してください」という意味のkindlyです。指示を出すときに使うので、もちろん上下関係にある間で上から下へ指示を出す際に使われるのが一般的ですが、「Kindly…」は上司に対しても使うことができます。

実際、上司や職場の同僚など、ビジネス環境でのコミュニケーションにおいて「Kindly…」を使用すると、依頼や頼みごとを丁寧かつ敬意を持って伝えることができます。この表現はフォーマルなニュアンスを持ち、特に書面でのコミュニケーション、例えばメールや公式文書での使用に適しています。

「Kindly」を用いることで、頼みごとをする際の礼儀正しさを示すことができ、上司に対しても敬意を表現できます。ただし、口頭での日常的な会話では、状況や関係性に応じて「Please…」の方が自然に感じられることもあります。文脈や相手との関係性を考慮して、適切な表現を選ぶことが重要です。

情報提供

アイヴァン
Kindly find attached the updated project timeline.
更新されたプロジェクトのタイムラインを添付しています。

 

 

相手に情報を提供する際に、柔らかい表現で伝えるために使用されます。この表現は、ビジネスやプロフェッショナルなコミュニケーションにおいて、ファイルや文書を添付して相手に提供する際によく用いられます。

お知らせ

ウィル
Kindly note that the office will be closed on Friday.
金曜日はオフィスが閉まりますので、ご注意ください。

 

 

“Kindly note that”は、何か重要な情報や変更点を相手に知らせる際に使用されるフレーズです。この表現は、相手に注意を促す際に丁寧で親しみやすい印象を与えます。ビジネスの文脈では、予定の変更や特別なお知らせなど、相手が注意を払う必要がある情報を伝える際に適しています。この表現を使うことで、相手に対して尊重と配慮を示すことができます。

 

 

メールの結びに使うKindly

メールの結びに「kindly」を使うことは一般的です。これは相手に対して丁寧な印象を与え、コミュニケーションを礼儀正しく結ぶ手段となります。以下は一例です:

  • Thank you for your prompt attention to this matter. I look forward to hearing from you soon. Kindly, [Your Name]

(この件に対する速やかなご対応、ありがとうございます。お返事をお待ちしております。よろしくお願いいたします。[あなたの名前])

 

 

Pleaseの使い方

「Please…」は英語で一般的に使用される表現で、「どうか…してください」という依頼やお願いをする際に使います。このフレーズは、頼んでいることに対して相手に敬意を表し、その行動を取るよう優しく促す意図が含まれています。非常に幅広い文脈で使用され、日常会話からビジネスのコミュニケーションまで、様々な場面で見られます。

例えば、

  • 日常会話: 「Please pass the salt.」(塩を取ってください。)
  • ビジネスメール: 「Please let me know your availability for a meeting.」(会議のご都合を教えてください。)

「Please…」を文の始めに置くことで、依頼がより礼儀正しく聞こえ、相手に対して敬意を払っていることが伝わります。また、文の終わりに置くこともあり、その場合も依頼に対する礼儀を示す効果があります。

 

 

Pleaseの例文

丁寧なお願いや依頼

一緒に食事をしている同僚へ…

リョウ
Please pass me the salt.
塩を取ってください。

 

 

ルームメイトに…

マイク
Please remember to close the windows before you leave the house.
家を出る前に窓を閉め忘れないでくださいね。

 

 

案内

アイヴァン
Please follow the steps outlined in the attached document.
添付の文書に記載された手順に従ってください。

 

 

この表現は、特定の手順や手続きに従って欲しいときに使用されます。一般的に、ビジネス文書や指示書、マニュアルなどに添付される場面で使います。“Please follow”は、相手に対して穏やかなトーンで指示を与え、協力的な態度を促します。これにより、相手が指示に従いやすくなります。

 

 

文末に置くPlease

「Please…」を文の終わりに置く場合、それは依頼やお願いをより柔らかく、または間接的に伝える方法として用いられます。この配置は、話し手が依頼をする際に相手に対する敬意や配慮を示す意図を持っていることを強調します。文の終わりに「please」を加えることで、依頼が強制的ではなく、受け手が快く行動を取れるように促す効果があります。

具体的な例

  1. 日常会話での使用例:
    • 「Can you pass me the salt, please?」
    • 和訳: 塩を取ってくれますか、お願いします。
    • この例では、「please」を文末に置くことで、塩を取ってもらいたいという依頼が友好的で礼儀正しく表現されています。
  2. ビジネスメールでの使用例:
    • 「Could you send me the report by tomorrow, please?」
    • 和訳: 明日までにレポートを送っていただけますか、お願いします。
    • ここでは、「please」を文末に加えることで、レポートの送付を依頼する際の丁寧さが強調されており、ビジネスの文脈でも受け手に対する敬意を示しています。

文末に「please」を置くことは、特に相手に選択の余地を残す意図があるときや、依頼をより柔らかく表現したい場合に有効です。このように使われる「please」は、コミュニケーションをスムーズにし、相手に好印象を与えるために重要な役割を果たします。

 

 

Please kindly…の使い方

「Please kindly…」は、厳密な文法の観点から見ると少し冗長に感じられる表現です。通常、「Please」は相手に対して丁寧なお願いや依頼を表すために使われます。そのため、「Please kindly」のように「please」と「kindly」を同時に使うことは、重複しているように思われることがあります。

代わりに、以下のような表現が一般的です:

  • Please provide the information.
  • Could you kindly send me the details?

また、文脈によっては、「Kindly」だけを使っても十分に丁寧です:

  • Kindly send me the report by Friday.

総じて、「Please kindly」は文法的には正しくありますが、簡潔な表現を好む傾向があります。

 

 

Could you please kindly…?は自然な言い回し?

「Could you please kindly」は理論上は非常に丁寧な表現ですが、日常会話やカジュアルな文脈では少し過剰に感じられる可能性があります。依頼の際は、文脈に応じて「please」または「kindly」のいずれかを選ぶことが一般的に推奨されます。

 

 

練習問題

ビジネスコミュニケーションにおいて、「Kindly」と「Please」は、丁寧な依頼や要求を表現する際によく使用されます。これらの単語を使って依頼や指示をより礼儀正しく、かつ効果的に伝えるための実践的な練習問題をいくつか提案します。それぞれの文脈で「Kindly」と「Please」を適切に使用する文章を作成する練習をしましょう。

練習問題 1: メールでの資料請求

あなたは取引先から新しいプロジェクトの提案に必要な資料を求めています。この依頼を丁寧に表現するために「Please」を使用してください。

“Could you please send me the latest project specifications at your earliest convenience?”

 

練習問題 2: 会議室の予約依頼

あなたは秘書に来週の会議室の予約を依頼する必要があります。「Kindly」を使ってこの依頼を表現してください。

“Kindly reserve a meeting room for next Wednesday afternoon for the department meeting.”

練習問題 3: レポートの提出期限のリマインダー

同僚に対して、月末のレポート提出期限についてリマインドするメールを書く必要があります。「Please」を使って優しくリマインドしてください。

“Please remember to submit your monthly report by the end of this week. Let me know if you need any assistance.”

練習問題 4: 遅延している返答のフォローアップ

あなたは、先週送ったメールに対する返答をまだ受け取っていません。相手に返答を促すために「Kindly」を使用してください。

“I kindly remind you to respond to my email from last week regarding the upcoming project deadline.”

 

 

押さえておくべきポイント

  • 丁寧さを重視し、相手に感謝の気持ちを示すことが重要
  • 使い分けに注意し、「Kindly」は穏やかで配慮のある要請に使う
  • 「Please」はフォーマルで堅実な要請に使う
  • ビジネスコミュニケーションでは、相手の感情や状況に注意を払いながら表現することが鍵

 

 

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最後まで読んでいただきありがとうございました。ビジネスメールやコミュニケーションにおいて、「Kindly」と「Please」を正しく使うことで、プロフェッショナルな印象を与え、円滑で効果的なビジネス対話を実現できます。相手への尊重と感謝の気持ちを忘れずに、これらの表現をマスターしてビジネスコミュニケーションのスキルを向上させましょう。それではSee you around!

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セブ&オーストラリア留学→マニラ勤務→起業
株式会社KLabにて翻訳兼通訳者として勤務。株式会社Unhoop(大手英会話スクールhanaso)に転職してスタディサプリの有名講師関正生さん監修元、自社メソッドを共同開発し数々のヒット教材を送り出す。またその後講師やカンセリングにも従事。株式会社Alueへ転職後、三菱UFJやUNIQLOなど名だたる大手日系企業対象に短期集中ビジネス英語研修を提供し数百名以上の「英語が話せる日本人」を輩出
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