もう迷わない！ビジネスメールでのKindlyとPleaseの使い分け完全ガイド

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RYO英会話ジム代表: 横田涼

/【代表】横田涼のプロフィール/
セブ＆オーストラリアに留学し、7年間の海外勤務を経て、2019年にRYO英会話ジムを起業。

経歴：KLab株式会社で翻訳兼通訳者として勤務し、その後、Unhoop株式会社（大手英会話スクールhanaso）に転職。スタディサプリの有名講師、関正生さんと共同で自社メソッドを開発し、多くのヒット教材を制作。その後、講師やカウンセリングも担当。さらに株式会社Alueに転職し、三菱UFJやUNIQLOなどの大手日系企業向けに短期集中ビジネス英語研修を提供し、数百名以上の「英語が話せる日本人」を育成。

/RYO英会話ジムのアピールポイント/
1. 業界No.1の圧倒的なアウトプット量
2. レッスン内で発言内容の見える化&添削
3. 課題と改善策の具体化、目標レベルまで伴走
4. 英語コーチング業界最安値、高品質

はじめに

ビジネスメールは、プロフェッショナルなコミュニケーションの重要な手段です。特に、丁寧な表現を使うことで、相手に対する敬意を示し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。ビジネスの場では、ちょっとした言葉遣いが相手の印象を大きく左右することがあります。そのため、正しい表現を使うことが非常に重要です。

ビジネスメールにおける丁寧な表現の重要性

ビジネスメールにおいて、丁寧な表現を使うことは以下の理由から重要です：

1. プロフェッショナリズムの示唆: 丁寧な表現を使うことで、あなたがプロフェッショナルであり、相手を尊重していることを示すことができます。これは信頼関係を築くための第一歩です。
2. 誤解の防止: 明確で丁寧な表現は、誤解を防ぎ、コミュニケーションをスムーズにします。特に英語が母国語でない相手に対しては、より配慮が必要です。
3. 良好なビジネス関係の構築: 丁寧な表現を用いることで、相手に対する敬意を示し、良好なビジネス関係を築く助けとなります。これは長期的なビジネスの成功にとって非常に重要です。

KindlyとPleaseの使い分けをマスターしよう！

英語のビジネスメールでよく使われる丁寧な表現の一つに「Kindly」と「Please」があります。この2つの言葉は、どちらも相手に対する依頼やお願いを丁寧に表現するために使われますが、その使い方には微妙な違いがあります。これらの違いを理解し、適切に使い分けることで、より洗練されたメールを書くことができるようになります。

Kindlyは、よりフォーマルな場面で使われることが多く、特にビジネスの場面では丁寧な依頼やお願いをする際に使用されます。例文としては、「Kindly send me the report by tomorrow.」（明日までにレポートを送ってください）があります。

一方、Pleaseは、日常的に幅広く使われる丁寧な表現で、フォーマルな場面でもインフォーマルな場面でも使うことができます。例えば、「Please find attached the requested document.」（ご依頼の書類を添付いたしました）という表現があります。

このブログでは、KindlyとPleaseの使い分けを具体的な例とともに詳しく解説していきます。ぜひ、この記事を参考にして、ビジネスメールのプロフェッショナルな書き方をマスターしましょう！

Kindlyの基本的な使い方

Kindlyとは何か？

「Kindly」は、英語で依頼やお願いをする際に使われる丁寧な表現の一つです。ビジネスシーンでは、相手に対して敬意を示しながらも、明確に依頼を伝えるためによく使われます。「Kindly」を使うことで、よりフォーマルで丁寧な印象を与えることができます。

よく使われる場面と例文

Kindlyは、主に次のような場面で使用されます：

1. 依頼をする時
   • 例文: “Kindly send me the report by tomorrow.”
     （明日までにレポートを送ってください）
   • 解説: この例文では、相手に明日までにレポートを送ってほしいという依頼を丁寧に伝えています。
2. 確認をお願いする時
   • 例文: “Kindly confirm your attendance at the meeting.”
     （会議への出席をご確認ください）
   • 解説: 会議への出席を確認するように依頼しています。丁寧な表現を使うことで、相手に対する敬意を示しています。
3. 資料を送るように依頼する時
   • 例文: “Kindly provide the necessary documents for the application.”
     （申請に必要な書類をご提供ください）
   • 解説: 必要な書類を提供してもらうように依頼しています。「Kindly」を使うことで、依頼が丁寧であることを強調しています。
4. フォローアップをする時
   • 例文: “Kindly follow up on the pending tasks.”
     （未処理のタスクをフォローアップしてください）
   • 解説: 未処理のタスクについてフォローアップするよう依頼しています。丁寧な表現が相手に対する配慮を示しています。

これらの例からも分かるように、「Kindly」を使うことで、相手に対する依頼がより丁寧でフォーマルな印象になります。ビジネスメールでは、特に重要な依頼やお願いをする際に「Kindly」を使うと良いでしょう。

音声付き例文

指示

部下に…

ロバート

Kindly submit this report by this Friday.
今週の金曜日までにこのレポートを提出してください。

試合前なのに部活のメンバーが練習をしっかりとしていなくて…

リョウ

Kindly practice at least when you are here.
少なくともここにいるときは練習してください。

指示を出すときに使うので、もちろん上下関係にある間で上から下へ指示を出す際に使われるのが一般的ですが、「Kindly…」は上司に対しても使うことができます。

実際、上司や職場の同僚など、ビジネス環境でのコミュニケーションにおいて「Kindly…」を使用すると、依頼や頼みごとを丁寧かつ敬意を持って伝えることができます。この表現はフォーマルなニュアンスを持ち、特に書面でのコミュニケーション、例えばメールや公式文書での使用に適しています。

「Kindly」を用いることで、頼みごとをする際の礼儀正しさを示すことができ、上司に対しても敬意を表現できます。ただし、口頭での日常的な会話では、状況や関係性に応じて「Please…」の方が自然に感じられることもあります。文脈や相手との関係性を考慮して、適切な表現を選ぶことが重要です。

情報提供

アイヴァン

Kindly find attached the updated project timeline.
更新されたプロジェクトのタイムラインを添付しています。

相手に情報を提供する際に、柔らかい表現で伝えるために使用されます。この表現は、ビジネスやプロフェッショナルなコミュニケーションにおいて、ファイルや文書を添付して相手に提供する際によく用いられます。

お知らせ

ウィル

Kindly note that the office will be closed on Friday.
金曜日はオフィスが閉まりますので、ご注意ください。

“Kindly note that”は、何か重要な情報や変更点を相手に知らせる際に使用されるフレーズです。この表現は、相手に注意を促す際に丁寧で親しみやすい印象を与えます。ビジネスの文脈では、予定の変更や特別なお知らせなど、相手が注意を払う必要がある情報を伝える際に適しています。この表現を使うことで、相手に対して尊重と配慮を示すことができます。

Pleaseの基本的な使い方

Pleaseとは何か？

「Please」は、英語で依頼やお願いをする際に最もよく使われる丁寧な表現です。ビジネスシーンだけでなく、日常的な会話でも広く使われます。「Please」を使うことで、相手に対する敬意を示しつつ、依頼やお願いを柔らかく伝えることができます。

ビジネスでよく使われる場面と例文

Pleaseは、次のような場面でよく使用されます：

1. 依頼をする時
   • 例文: “Please send me the report by tomorrow.”
     （明日までにレポートを送ってください）
   • 解説: この例文では、相手に明日までにレポートを送ってほしいという依頼をしています。シンプルかつ丁寧な表現です。
2. 添付ファイルを案内する時
   • 例文: “Please find attached the requested document.”
     （ご依頼の書類を添付いたしました）
   • 解説: 添付ファイルを案内する際に使われます。ビジネスメールでよく使われるフレーズです。
3. 確認をお願いする時
   • 例文: “Please confirm your attendance at the meeting.”
     （会議への出席をご確認ください）
   • 解説: 会議への出席確認をお願いする際に使われます。短くても丁寧な依頼になります。
4. 情報を求める時
   • 例文: “Please provide the necessary documents for the application.”
     （申請に必要な書類をご提供ください）
   • 解説: 必要な書類を提供してもらうよう依頼する際に使われます。「Please」を使うことで、依頼が柔らかくなります。
5. 手助けを求める時
   • 例文: “Please help me with this task.”
     （このタスクを手伝ってください）
   • 解説: 手助けをお願いする際に使われます。カジュアルな場面でもビジネスシーンでも使えます。

「Please」は、ほとんどの依頼やお願いの表現に使うことができる非常に汎用性の高い単語です。ビジネスシーンでは、簡潔で丁寧な依頼をする際に非常に便利です。適切に使うことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

音声付き例文

丁寧なお願いや依頼

一緒に食事をしている同僚へ…

リョウ

Please pass me the salt.
塩を取ってください。

ルームメイトに…

マイク

Please remember to close the windows before you leave the house.
家を出る前に窓を閉め忘れないでくださいね。

案内

アイヴァン

Please follow the steps outlined in the attached document.
添付の文書に記載された手順に従ってください。

この表現は、特定の手順や手続きに従って欲しいときに使用されます。一般的に、ビジネス文書や指示書、マニュアルなどに添付される場面で使います。“Please follow”は、相手に対して穏やかなトーンで指示を与え、協力的な態度を促します。これにより、相手が指示に従いやすくなります。

日常的な会話でのPleaseの使い方

「Please」は、日常的な会話でも非常に頻繁に使われる丁寧な表現です。以下に、日常会話でのさまざまな使い方を具体的な例文とともに紹介します。

1. 依頼をする時

• 例文: “Please pass me the salt.”
  （塩を取ってください）
• 解説: 食事中に誰かに塩を取ってもらうようお願いする際に使います。短くて簡潔ですが、丁寧な依頼になります。

2. 質問や情報を求める時

• 例文: “Please tell me where the nearest station is.”
  （最寄りの駅はどこか教えてください）
• 解説: 道を尋ねる際に使う丁寧な表現です。「Please」を使うことで、親切に教えてもらえる可能性が高まります。

3. 許可を求める時

• 例文: “Please may I leave the table?”
  （席を外してもいいですか？）
• 解説: 家族や友人との食事中に席を立つ許可を求める際に使います。礼儀正しい表現です。

4. 手伝いをお願いする時

• 例文: “Can you please help me with my homework?”
  （宿題を手伝ってくれますか？）
• 解説: 宿題を手伝ってもらいたいときに使う表現です。「Please」を加えることで、より丁寧にお願いできます。

5. 指示をする時

• 例文: “Please be quiet.”
  （静かにしてください）
• 解説: 静かにしてほしいときに使う指示的な表現ですが、「Please」を使うことで命令が柔らかくなり、丁寧な印象を与えます。

6. 提案をする時

• 例文: “Please try this dish. It’s delicious.”
  （この料理を試してみてください。とても美味しいです）
• 解説: 美味しい料理を誰かに勧める際に使います。優しい提案になります。

7. 感謝の気持ちを伝える時

• 例文: “Please accept my thanks for your help.”
  （手伝ってくれてありがとう）
• 解説: 感謝の気持ちを伝える際に使います。「Please」を使うことで、感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。

8. 電話での会話

• 例文: “Please hold the line.”
  （そのままお待ちください）
• 解説: 電話で相手に待ってもらう際に使います。丁寧なお願いになります。

「Please」は、日常的な会話で非常に柔軟に使える表現です。適切に使うことで、相手に対する敬意や丁寧さを示すことができ、円滑なコミュニケーションを図ることができます。日常生活のさまざまな場面で「Please」を活用し、丁寧な会話を心がけましょう。

KindlyとPleaseの違い

ニュアンスの違い

「Kindly」と「Please」はどちらも丁寧な依頼やお願いを表現するために使われますが、ニュアンスには微妙な違いがあります。

• Kindly:
  • よりフォーマルで丁寧な印象を与える表現です。
  • 「Kindly」は、特にビジネスシーンで正式な依頼やお願いをする際に使われることが多いです。
  • 例文: “Kindly send me the report by tomorrow.”
    （明日までにレポートを送ってください）
• Please:
  • より幅広く使える表現で、日常的な会話からビジネスシーンまで幅広く適用できます。
  • フォーマルな場面でもカジュアルな場面でも使えるため、柔軟性があります。
  • 例文: “Please find attached the requested document.”
    （ご依頼の書類を添付いたしました）

使用する際の注意点

• Kindly:
  • フォーマルすぎる場合があるため、親しい間柄やカジュアルな場面では不自然に感じられることがあります。
  • あまりに頻繁に使うと、硬すぎる印象を与えることがあるので、適切な場面での使用を心がけましょう。
• Please:
  • 柔軟性が高いですが、場合によっては丁寧さが足りないと感じられることもあります。
  • ビジネスシーンでも使用できますが、特に重要な依頼や正式なお願いの場合には「Kindly」を使うことでより丁寧な印象を与えることができます。

実践！ビジネスメールでの使い分け例

依頼する時: “Kindly”と”Please”の使い分け

• Kindly:
  • 例文: “Kindly review the attached document and provide your feedback by Friday.”
    （添付の書類を確認し、金曜日までにフィードバックをいただけますようお願いいたします）
  • 解説: 重要なフィードバックを依頼する場合、「Kindly」を使うことでより丁寧でフォーマルな印象を与えます。
• Please:
  • 例文: “Please send me the updated report by end of the day.”
    （今日中に更新されたレポートを送ってください）
  • 解説: 日常的な依頼や時間的な制約がある場合には、「Please」が適しています。よりカジュアルで柔軟な表現です。

確認をお願いする時: 例文と解説

• Kindly:
  • 例文: “Kindly confirm your attendance at the meeting by tomorrow.”
    （明日までに会議への出席をご確認ください）
  • 解説: 重要な会議への出席確認など、フォーマルで重要な依頼に対しては「Kindly」が適しています。
• Please:
  • 例文: “Please confirm receipt of this email.”
    （このメールの受領を確認してください）
  • 解説: 受領確認など、日常的なやり取りには「Please」が適しています。簡潔で柔軟な表現です。

これらの使い分けをマスターすることで、ビジネスメールでのコミュニケーションがより円滑かつプロフェッショナルになります。状況に応じて適切な表現を選び、相手に対する敬意を示しつつ明確に伝えることを心がけましょう。

よくある質問

Please kindly…は正しい？

「Please kindly…」は、厳密な文法の観点から見ると少し冗長に感じられる表現です。通常、「Please」は相手に対して丁寧なお願いや依頼を表すために使われます。そのため、「Please kindly」のように「please」と「kindly」を同時に使うことは、重複しているように思われることがあります。

代わりに、以下のような表現が一般的です：

• Please provide the information.
• Could you kindly send me the details?

また、文脈によっては、「Kindly」だけを使っても十分に丁寧です：

• Kindly send me the report by Friday.

総じて、「Please kindly」は文法的には正しくありますが、簡潔な表現を好む傾向があります。

Could you please kindly…?は自然な言い回し？

メールの結びに使うKindlyってどう使う？

メールの結びに「kindly」を使うことは一般的です。これは相手に対して丁寧な印象を与え、コミュニケーションを礼儀正しく結ぶ手段となります。以下は一例です：

• Thank you for your prompt attention to this matter. I look forward to hearing from you soon. Kindly, [Your Name]

（この件に対する速やかなご対応、ありがとうございます。お返事をお待ちしております。よろしくお願いいたします。[あなたの名前]）

文末に置くPleaseの使い方を教えて

「Please…」を文の終わりに置く場合、それは依頼やお願いをより柔らかく、または間接的に伝える方法として用いられます。この配置は、話し手が依頼をする際に相手に対する敬意や配慮を示す意図を持っていることを強調します。文の終わりに「please」を加えることで、依頼が強制的ではなく、受け手が快く行動を取れるように促す効果があります。

具体的な例

1. 日常会話での使用例:
   • 「Can you pass me the salt, please?」
   • 和訳: 塩を取ってくれますか、お願いします。
   • この例では、「please」を文末に置くことで、塩を取ってもらいたいという依頼が友好的で礼儀正しく表現されています。
2. ビジネスメールでの使用例:
   • 「Could you send me the report by tomorrow, please?」
   • 和訳: 明日までにレポートを送っていただけますか、お願いします。
   • ここでは、「please」を文末に加えることで、レポートの送付を依頼する際の丁寧さが強調されており、ビジネスの文脈でも受け手に対する敬意を示しています。

文末に「please」を置くことは、特に相手に選択の余地を残す意図があるときや、依頼をより柔らかく表現したい場合に有効です。このように使われる「please」は、コミュニケーションをスムーズにし、相手に好印象を与えるために重要な役割を果たします。

まとめ

振り返り

今回の記事では、ビジネスメールや日常的な会話で使われる「Kindly」と「Please」の使い方について詳しく解説しました。ビジネスメールにおいては、相手に対する敬意を示しつつ明確な依頼やお願いをするために、これらの表現を適切に使い分けることが重要です。また、日常的な会話でも「Please」を使うことで、丁寧なコミュニケーションを図ることができます。

主なポイント:

1. Kindly:
   • フォーマルで丁寧な表現
   • 主にビジネスシーンでの正式な依頼やお願いに使用
   • 例: “Kindly send me the report by tomorrow.”
2. Please:
   • 幅広く使える丁寧な表現
   • ビジネスシーンでも日常的な会話でも使用可能
   • 例: “Please find attached the requested document.”

読者への感謝

この記事を最後までお読みいただき、ありがとうございます。丁寧な言葉遣いは、コミュニケーションを円滑にし、良好な人間関係を築くための重要な要素です。今回学んだことを活かして、ビジネスメールや日常会話で自信を持って「Kindly」と「Please」を使ってみてください。

練習問題と解答例: 実際に使ってみよう！

最後に、練習問題を通じて今回学んだことを実践してみましょう。

問題1: 次の文を丁寧に言い換えてください。

1. “Send me the report by tomorrow.”
2. “Confirm your attendance at the meeting.”
3. “Help me with this task.”

問題2: 次の状況に応じて、「Kindly」と「Please」を使って依頼文を作成してください。

1. 上司に重要な書類の確認をお願いする場合
2. 同僚にミーティング資料のコピーを依頼する場合

これらの練習問題を通じて、実際のシーンでの使い方を確認し、自信を持って「Kindly」と「Please」を使いこなしてみましょう！