ビジネス英語で差をつける！「short notice」の上手な使い方

こんにちはRYO英会話ジムのリョウです。「short notice」という言葉を聞いたことがありますか？ビジネスシーンでよく使われるこのフレーズは、日程変更や急な要求など、さまざまな状況に対応する際に役立ちます。このブログでは、「short notice」の意味、使い方、例文、よくある間違い、そして使い方のコツまで、わかりやすく解説していきます。それではまいりましょう。

使う場面

「short notice」の概念を理解することは、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要です。この表現は、時間的な余裕がほとんどない状況、特に事前に十分な警告や通知が提供されない場合に使用されます。その結果、受け手は迅速に対応する必要があります。ビジネスの文脈では、これは様々なシナリオで起こり得ます：

急な会議の設定

例えば、上司が突然の問題解決や重要な議論のために即席の会議を要求する場合です。このような状況では、参加者はほとんど準備時間がないにもかかわらず、会議に出席する必要があります。

プロジェクトの締切前倒し

クライアントや経営層からの要求で、プロジェクトの納期が予期せず短縮されることがあります。チームは追加のリソースを動員するか、作業の優先順位を急遽変更することで対応しなければなりません。

予期せぬタスクの割り当て

たとえば、急遽取り組む必要が生じたクライアントからの新しい要求や、予期せぬ問題に対処するために割り当てられるタスクなどがこれに該当します。これにより、既存のスケジュールや計画が大きく変更される可能性があります。

これらのシナリオは、ビジネスの世界では珍しくありません。そのため、「short notice」の状況に柔軟かつ効率的に対応する能力は、プロフェッショナルとして非常に価値があります。これには、時間管理スキル、優先順位付けの能力、そしてストレスの多い状況下での冷静さが含まれます。また、「short notice」を使ってコミュニケーションを取る際は、相手に対して敬意を表し、状況の緊急性を理解してもらうために、可能な限り具体的で明確な情報を提供することが重要です。

使い方のコツやヒント

「short notice」を使用する際は、常に相手の立場を考慮し、感謝の意を示すことが大切です。これにより、急な要求や変更もスムーズに受け入れられやすくなります。
また、「short notice」を使うことで、自分が柔軟に対応できることをアピールできます。しかし、過度に頼りすぎると信頼を損ねる原因にもなり得るので注意が必要です。

例文

上司から…

ナオミ

I’m sorry it’s short notice, but can you send this document to Kathy by noon?
急でごめんだけどお昼までにこの資料をケーシーに送ってくれる？

同僚から…

リョウ

Can you help me with finishing this task today?
今日このタスクを終わらせるの手伝ってくれない？

マイク

Oh sorry, I can’t do it on such short notice. I have lots of tasks to do today.
ああごめん、そんな急に言われてもできないよ。今日はたくさんやることがあるんだ。

今夜の宿泊客は何時ごろに来るか聞かれて…

マイク

They cancelled on very short notice.
突然キャンセルしましたよ。

その他例文

We need to reschedule our meeting to tomorrow due to unforeseen circumstances. I apologize for the short notice.
- 不測の事態のため、明日に会議を再スケジュールする必要があります。短期間での通知で申し訳ありません。
The client has moved the project deadline up by a week. We have to adjust our plans on short notice.
- クライアントがプロジェクトの締め切りを1週間前倒しました。私たちは短期間で計画を調整する必要があります。
I was asked to give a presentation at short notice, so I didn’t have much time to prepare.
- 突然、プレゼンテーションを依頼されたので、準備する時間がほとんどありませんでした。

いかがでしたでしょうか。“short notice”で「急な」や「突然の」という意味で、準備する時間もないような急な知らせをもらった時によく使われる英語表現です。使い方は2つあって一つはbe動詞の直後に置いて補語として使うパターンと、前置詞onと一緒に使って「急に」という意味で副詞句として使うこともできます。ただし稀ではありますが、場合によってはon short noticeは形容詞句に使うこともあります。例えばThere was a cancellation on short notice「急なキャンセルがありました。」だとon short noticeは名詞cancellationを修飾していることになります。

イギリス英語なら前置詞at

上司から明日の出張をキャンセルできないか聞かれて…

アイヴァン

I’m afraid I can’t cancel it at such short notice.
恐れいりますがそんな急にキャンセルできません。

イギリス英語の場合は前置詞atを使うのが普通です。アメリカ英語であれば前置詞onを使いましょう。

質問に対する返答のバリエーション

「Can you handle this task on short notice?」

“Certainly, I can handle it.”
- もちろん、問題ありません。
“I’m sorry, but I’m currently swamped with other tasks.”
- 申し訳ありませんが、現在手がいっぱいでして。
“Could you please provide more details about the situation? That way, I can better assess whether I can accommodate this request on short notice.”
- 「状況についてもう少し詳しく教えていただけますか？そうすれば、短期間の通知でこの要求に対応できるかどうか、より良く判断できます。」

よくある間違いや注意点

「short notice」は状況によってはネガティブな印象を与えることがあります。相手に対して理解と柔軟性を求める際は、謝罪の言葉を添えると良いでしょう。
「on short notice」と「at short notice」は同じ意味で使われますが、地域によって好まれる表現が異なる場合があります。

実践的な練習問題

あなたは急な仕事の依頼を受け、上司にメールでこの状況を伝えなければなりません。どのように「short notice」を使って伝えますか？
仕事での突然の変更に柔軟に対応した経験を英語で説明してください。その際、「short notice」を使用してください。

解答例

急な仕事の依頼を上司にメールで伝える場合
件名: Urgent Task Assignment at Short Notice

Dear [上司の名前],

I hope this message finds you well. I am writing to inform you that I have been assigned an urgent task at short notice, which requires immediate attention. Due to the unexpected nature of this request, I may need to reprioritize my current tasks to accommodate this new responsibility.

I am currently assessing the impact on our project timelines and will provide you with an updated plan as soon as possible. Your understanding and any guidance on how to proceed would be greatly appreciated.

Best regards, [あなたの名前]
和訳

件名: 短期間の通知での急なタスク割り当て
[上司の名前]様、

お世話になっております。突然ではありますが、短期間の通知で直ちに取り組む必要がある緊急のタスクが割り当てられたことをお知らせします。この予期せぬ要求の性質上、新たな責務に対応するためには、現在のタスクの優先順位を見直す必要があります。

現在、私たちのプロジェクトのタイムラインへの影響を評価中であり、できるだけ早く更新された計画を提供いたします。ご理解と、どのように進めるべきかについてのご指導を賜りたく存じます。

敬具、 [あなたの名前]
仕事での突然の変更に柔軟に対応した経験
Last year, I was involved in a project that experienced significant changes at short notice. The client requested additional features for the software we were developing, which needed to be incorporated before the upcoming deadline. Despite the tight schedule, I managed to reorganize the project tasks, delegate effectively, and work extra hours to ensure that we met the client’s requirements. This experience taught me the importance of flexibility and quick decision-making in a fast-paced work environment.

和訳

昨年、私は短期間の通知で大幅な変更があったプロジェクトに関わっていました。クライアントから、私たちが開発していたソフトウェアに追加機能を要求され、それを迫る締切前に組み込む必要がありました。タイトなスケジュールにも関わらず、プロジェクトのタスクを再編成し、効果的に委任し、追加の時間を働くことで、クライアントの要件を満たすことができました。この経験から、迅速な意思決定と柔軟性の重要性を学びました。

似たような表現

At the eleventh hour

例文: “We received the client’s feedback at the eleventh hour, forcing us to work overnight.”

和訳: 「顧客からのフィードバックがギリギリの時期に届き、私たちは一晩中働くことを余儀なくされました。」

解説: この表現は、締切直前や最後の瞬間に行動が起こることを指します。計画されたイベントや期限のほぼ直前に、重要な変更や追加の要求がなされることを示唆しています。

On the fly

例文: “The team had to make decisions on the fly to address the unexpected challenges.”

和訳: 「チームは、予期せぬ課題に対処するために、その場で決定を下さなければなりませんでした。」

解説: 「On the fly」は、準備時間がほとんどまたは全くない状況で、迅速に決定や変更を行う必要があることを意味します。この表現は、柔軟性と迅速な問題解決能力が求められる状況で使用されます。

With little to no warning

例文: “The policy changes were implemented with little to no warning, leaving many employees confused.”

和訳: 「方針の変更がほとんど、または全く警告なしに実施され、多くの従業員が混乱しました。」

解説: このフレーズは、「short notice」と同様に、事前に通知がほとんどまたは全くない状態で変更や要求が行われることを示します。突然の変更に即座に対応する必要がある状況を強調しています。

押さえておきたいポイント

「short notice」はビジネスコミュニケーションでよく使われる表現であり、急な変更や要求を伝える際に非常に役立ちます。
この表現を使用する際は、相手に対して理解と柔軟性を示すことが重要です。また、可能であれば謝罪の意を表すことで、より良いコミュニケーションを図ることができます。
「short notice」に似た表現を知っておくと、さまざまな状況で柔軟に言い換えが可能になり、英語の表現力を高めることができます。

効率的にアウトプットする方法

RYO英会話ジムの業界トップの豊富な50種のアウトプットトレーニングをすると、英語でのコミュニケーションが大幅に改善されます。理由は生徒さんの発言内容を講師がすべてドキュメントに瞬時に文字化して、その後添削まですることで何が不自然で文法的に間違えているのかが一目瞭然となりレッスン内で改善まで持っていくことができます。

合わせて実践レベルに沿った実践コースにて様々なスキルを強化することが可能です。だから英語での会議や外国人の前でも堂々と自信を持って話せるようになっていきます。プラスで音読トレーニングもレッスン外でやることでより効果的に上達します。