メールエチケットを磨く：英語で「ご確認ください」の正しい言い方

こんにちは、みなさん。RYO英会話ジムです。ビジネスシーンにおいて、メールは欠かせないコミュニケーションツールです。特に「ご確認ください」といったフレーズの使い方一つをとっても、その表現方法には大きな違いがあります。本記事では、英語のメールエチケットを磨くための、「ご確認ください」の正しい表現方法を紹介します。相手に敬意を表しつつ、求めている確認を効果的に引き出すフレーズを見ていきましょう。

英語表現

これらのフレーズは、受け手や状況に応じて選ぶことが重要です。よりフォーマルな文脈や、敬意を払いたい相手には、「Kindly confirm」や「Could you please confirm?」のような表現が適しています。一方で、より直接的なアプローチを求める場合は、「Please confirm」を使用すると良いでしょう。

1. Please confirm.

和訳: 確認してください。
解説: これは最も基本的で直接的な表現です。フォーマルでもインフォーマルな状況でも使用でき、受け取り手に対して何かを確認するよう求める時に用いられます。

2. Kindly confirm.

和訳: 丁寧に確認してください。
解説: 「Kindly」を加えることで、要求のトーンをやわらげ、より礼儀正しく聞こえるようにします。ビジネスの文脈でよく使用され、相手に敬意を示しながら確認を依頼します。
ビジネスメールのプロ：KindlyとPleaseの使い方マスター術

3. Please check and confirm.

和訳: 確認の上、ご連絡ください。
解説: このフレーズは、単に確認するだけでなく、何かをチェック（検証）し、その後で確認の意を伝えるよう求める場合に使われます。情報の正確性や詳細を再検討するよう依頼する際に有効です。

4. Could you please confirm?

和訳: 確認していただけますか？
解説: より丁寧な表現で、相手に対する尊敬の意を込めています。このフレーズは、確認を依頼する際に柔らかい印象を与えたい時や、フォーマルな状況に適しています。

5. I would appreciate your confirmation.

和訳: 確認していただけると幸いです。
解説: この表現は、確認を求める際に非常に礼儀正しく、かつ感謝の意を示しています。相手の行動を前もって感謝することで、やんわりとした圧力をかけずに要求を伝えることができます。

「confirm」を使う場面

「confirm」は様々なビジネスシーンで使われ、確認、承認、確定などの意味で用いられます。以下にその使用例を示します。これらの例から、「confirm」の使用は、情報の正確性や何かが計画通りに進むことの確認、または合意や承認の確認など、多岐にわたることがわかります。この単語は、相手に対する敬意を表しながら、重要な事項を明確にする際に非常に便利です。

1. 会議の出席確認

英文: Can you please confirm your attendance at the meeting on Monday?
和訳: 月曜日の会議への出席を確認していただけますか？

3. 情報の確認

英文: Please confirm the accuracy of the provided information.
和訳: 提供された情報の正確性を確認してください。

4. 約束の確認

英文: I am writing to confirm our appointment for next Wednesday.
和訳: 来週の水曜日の約束を確認するために書いています。

5. 承認の要請

英文: Could you please confirm that you agree with the terms outlined in the contract?
和訳: 契約で概説された条件に同意するかどうか、確認していただけますか？

1. 納期の確認

英文: Could you please confirm the delivery date for our recent order?
和訳: 最近の注文の納期を確認していただけますか？

2. 会議の日時の再確認

英文: I would like to confirm the date and time of our next meeting. Is it still scheduled for April 20th at 3 PM?
和訳: 次回の会議の日時を再確認したいと思います。まだ4月20日の午後3時で予定されていますか？

3. 受領の確認依頼

英文: Please confirm receipt of the shipment as soon as possible.
和訳: できるだけ早く出荷品の受領を確認してください。

4. 提案の承認を求める

英文: We kindly request you to confirm your approval of the proposal by the end of the week.
和訳: 週末までに提案へのご承認を確認させていただけますようお願い申し上げます。

5. 面談の日程確認

英文: Could you please confirm your availability for an interview on Wednesday, May 5th, at 10:00 AM?
和訳: 5月5日水曜日の午前10時に面接のご都合を確認していただけますか？

英文メールの例

Subject: Confirmation Required: Meeting Schedule

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. As we discussed earlier, we are planning to hold our next team meeting on Friday, April 14th, at 10:00 AM. The meeting will take place in Conference Room B and is expected to last approximately 2 hours.

Could you please confirm your availability for this meeting by the end of the day? Your participation is crucial, and we would like to ensure that the time suits everyone involved.

Attached you will find the agenda for the meeting. Kindly review and let me know if there are any topics you would like to add or discuss in more detail.

Thank you for your prompt attention to this matter. I look forward to your confirmation.

Best regards,

[Your Name]

和訳

件名: 会議のスケジュール確認が必要です

[受取人の名前] 様、

お元気でいらっしゃいますか？先日の話し合いの通り、次回のチームミーティングを4月14日金曜日の10時から予定しています。会議はB会議室で行われ、約2時間を予定しております。

本日の終わりまでに、この会議に参加可能かどうかを確認していただけますか？皆様の参加は重要であり、関係者全員にとって都合の良い時間であることを確認したいと思います。

会議の議題については添付ファイルにあります。ご確認いただき、追加したい話題やより詳しく話し合いたい点があればお知らせください。

この件に迅速にご対応いただき、ありがとうございます。ご確認をお待ちしております。

敬具、

[あなたの名前]

解説

このメール例では、「Could you please confirm?」というフレーズを使って、受取人に会議への参加可否を丁寧に確認しています。また、「Kindly review」という表現で、会議の議題に目を通し、フィードバックを求めることも礼儀正しく依頼しています。これにより、ビジネスシーンでの適切なコミュニケーションを保ちつつ、必要な情報の確認を行っています。

「check」と「confirm」の違い

「check」と「confirm」はどちらも英語でよく使われる動詞で、何かを調べたり確認したりする行為を指しますが、使用する文脈や意味に微妙な違いがあります。

Check

意味: 「調べる」「検証する」
使用する文脈: 情報や状況を確かめる初期段階で使用されることが多いです。何かが正しいかどうかを見るために、情報を調べる行為を指します。
例: “Please check your email for the confirmation link.”（確認リンクのために、あなたのメールを調べてください。）

Confirm

意味: 「確認する」「確定する」
使用する文脈: 何かが正しいことを再確認する場合や、既にある程度情報がわかっている状況で使われます。事実や計画が正しいこと、または合意に達したことを正式に確認する行為を指します。
例: “Please confirm your attendance at the meeting tomorrow.”（明日の会議への出席を確認してください。）

要するに、「check」は情報や状況を初めて調べるときに使われ、何かを確かめたり、問題がないかを見たりする際に用います。一方で、「confirm」は、すでに提供された情報や計画に対する同意や確認を求める場合に使用され、より正式な確認を意味します。どちらの動詞もビジネスコミュニケーションにおいて重要ですが、その使用は文脈によって異なります。

名詞「confirmation」の意味と使い方

名詞「confirmation」は、確認、承認、確定などの意味を持ち、様々なビジネスシーンや日常会話で使われます。具体的には、ある情報が正しいこと、ある行動が承認されたこと、またはあるイベントや会議などが予定通りに行われることを確認する際に使用されます。以下に「confirmation」の意味と使い方を示す例文を紹介します。

意味と使い方

情報の正確性の確認
- 例文: We have sent you an email for your booking confirmation.
- 和訳: 予約確認のためのメールを送信しました。
会議や約束の日時の確認
- 例文: Please send a confirmation of the meeting date and time.
- 和訳: 会議の日時に関する確認を送ってください。
取引や契約の承認
- 例文: Your payment has been processed, and a confirmation will be sent to your email.
- 和訳: お支払いが処理されました。確認メールがお送りされます。
商品の受領確認
- 例文: Upon receipt of the goods, please provide us with a confirmation.
- 和訳: 商品を受け取り次第、受領の確認をしてください。
意見や計画への同意の表明
- 例文: We await your confirmation to proceed with the proposed plan.
- 和訳: 提案された計画に進むため、あなたの確認を待っています。

これらの例文から、「confirmation」がどのように使われるかが分かります。「confirmation」は単に情報の正確性を確かめるだけでなく、合意や承認のプロセス、または特定の行動を進める前の最終確認としても重要です。ビジネスコミュニケーションでは、しばしば書面での「confirmation」が要求されることが多く、これにより双方の理解が一致していることを保証します。

「確認」を意味する英単語

「confirm」に似た英語表現には、「verify」、「validate」、「corroborate」、「affirm」、「acknowledge」があります。これらの単語も、情報の正確性を確かめたり、何かが真実であるかを確認する際に使われますが、それぞれ微妙に異なるニュアンスを持っています。以下に、それぞれの表現を用いた例文とその和訳、解説を示します。

1. Verify (確認する、検証する)

例文: Please verify the accuracy of the financial report before submission.
和訳: 提出前に財務報告の正確性を検証してください。
解説: 「verify」は、情報やデータが正しいことを証明するために確認する場合に使います。主に、事実やデータの正確性をチェックする文脈で用いられます。

2. Validate (妥当性を確認する、検証する)

例文: We need to validate the software before its official release.
和訳: 正式リリース前にソフトウェアの妥当性を確認する必要があります。
解説: 「validate」は、あるものが期待される基準や要件を満たしているかを確認する際に使用されます。しばしば技術的な文脈や、概念の妥当性を検証する場面で見られます。

3. Corroborate (裏付ける、確証する)

例文: Additional evidence was provided to corroborate the witness’s statement.
和訳: 証人の証言を裏付ける追加の証拠が提供されました。
解説: 「corroborate」は、既にある情報や主張を支持する追加の情報や証拠を提供する場合に用います。この単語は、何かを裏付けるための確固たる証拠が必要な文脈でよく使用されます。

4. Affirm (断言する、確認する)

例文: The company’s CEO affirmed the commitment to environmental sustainability.
和訳: その会社のCEOは、環境持続可能性へのコミットメントを断言しました。
解説: 「affirm」は、何かを強く断言したり、サポートや信念を公に示したりする場合に使われます。より主張の強い、または支持を表明する文脈で見られることが多いです。

5. Acknowledge (認める、確認する)

例文: The manager acknowledged receiving the complaint and promised to investigate.
和訳: マネージャーは苦情を受け取ったことを認め、調査を約束しました。
解説: 「acknowledge」は、情報、事実、他人の感情などの存在を認める場合に使用します。また、受領の確認や、ある状況や問題の存在を認める際にも用いられます。

効率的にアウトプットする方法

RYO英会話ジムの業界トップの豊富な50種のアウトプットトレーニングをすると、英語でのコミュニケーションが大幅に改善されます。理由は生徒さんの発言内容を講師がすべてドキュメントに瞬時に文字化して、その後添削まですることで何が不自然で文法的に間違えているのかが一目瞭然となりレッスン内で改善まで持っていくことができます。

合わせて実践レベルに沿った実践コースにて様々なスキルを強化することが可能です。だから英語での会議や外国人の前でも堂々と自信を持って話せるようになっていきます。プラスで音読トレーニングもレッスン外でやることでより効果的に上達します。

今すぐ業界トップのアウトプットトレーニングを体験してみたい方は無料トライアルページをご覧ください。

「ご確認ください」という一言が、ビジネスメールにおけるスムーズなコミュニケーションの鍵を握っていることがお分かりいただけたかと思います。適切なフレーズを選ぶことで、相手に対する敬意を示すとともに、必要な情報を効率的に得ることができます。この記事を参考に、あなたのメールエチケットを一層磨き、ビジネスシーンでの成功につなげてください。