ビジネスシーンを制する電話英語: 必携フレーズ集

こんにちは、RYO英会話ジムへようこそ。本日は、英語での電話対応に自信を持って取り組むための、実践的で役立つ表現をお届けします。電話をかける際に欠かせない、必須のフレーズを集めました。電話でのやり取りに不安を感じる方や、どのように対応すれば良いかお悩みの方に特におすすめの内容です。この記事を読み進めることで、あなたも英語での電話対応がスムーズに、そして自信を持って行えるようになることでしょう。さあ、始めましょう。

注意点

1. クリアな自己紹介: 相手に自分の名前と所属をはっきりと伝えることが重要です。特に名前は、発音が難しい場合はゆっくりと明確に。
2. 目的の明確化: 電話をかける目的を簡潔に、しかし具体的に伝えることが大切です。曖昧な表現は避け、相手に明確な期待を持ってもらうようにしましょう。
3. リスニングの重視: 相手の話をよく聞き、理解した上で返答する。必要に応じて、「Could you repeat that, please?」や「Could you speak a bit slower, please?」とお願いすることも大切です。
4. 丁寧語の使用: 「Please」や「Thank you」などの丁寧語を適切に使用して、敬意を表しましょう。
5. 伝言の正確な伝達: 伝言を頼まれた場合、メッセージを正確に、適切な人物に伝えることが重要です。
6. 折り返しの約束を守る: 折り返しの電話を約束した場合は、必ず守りましょう。信頼関係構築の基本です。

よくある間違い

1. 速すぎる話速度: 特にネイティブスピーカーは速く話すことがあります。自分も速く話すと、相手に理解されにくくなる可能性があります。
2. 専門用語の乱用: 相手が専門用語を理解しているとは限りません。可能な限り簡潔でわかりやすい言葉を使いましょう。
3. 不明瞭な発音: 英語の発音に自信がない場合、特に電話では相手にとって聞き取りづらくなることがあります。発音練習をすると良いでしょう。
4. 中断せずに話す: 相手が話している間に中断して話し始めるのは、非常に無礼な行為とされます。相手の話を尊重し、聞き終わるまで待ちましょう。
5. 背景ノイズ: 雑音の多い環境での電話は、相手に不快感を与えるだけでなく、コミュニケーションを妨げます。静かな場所で電話をするように心がけましょう。
6. 情報の不整理: 電話をかける前に、伝えたいことや尋ねたいことを整理しておくことが大切です。これにより、会話が迷走するのを防ぎます。

役立つ英語表現

ビジネスの場で英語で電話をかける際に役立つ表現はたくさんあります。以下に、電話をかける際や応答する際に覚えておくと良い基本的なフレーズをいくつかご紹介します。

電話をかける際

• 自己紹介
  • “Good morning/afternoon/evening, this is [名前] from [会社名].”
  • “Hello, my name is [名前], and I’m calling from [会社名].”
• 目的を説明する
  • “I’m calling to discuss [トピック/目的].”
  • “I would like to talk about [トピック/目的].”
  • I just wanted to ask 〜. (〜を尋ねたかったのですが。)
  • I’m calling to clarify 〜. (〜を確認したく電話しています。)
• 特定の人物を求める
  • “May I speak with [名前]?”
  • “Is [名前] available?”
• 相手を特定する
  • Is this 〜? (そちらは〜ですか？)
  • Hello, is 〜 there? (もしもし、〜さんはいらっしゃいますか？)
  • Hello, can I speak to 〜? (もしもし、〜さんにかわってもらえますか？)
  • I’d like to speak to 〜, please. (もしもし、〜さんにかわっていただきたいのですが。)

電話に応答する際

• 一般的な挨拶
  • “Good morning/afternoon/evening, [会社名], [あなたの名前] speaking. How can I help you?”
  • “Hello, this is [あなたの名前] at [会社名]. What can I do for you today?”
• 転送する時
  • “One moment please, I’ll connect you with [名前/部署].”
  • “Please hold, I’m transferring you to [名前/部署].”

情報を求める

• 詳細を尋ねる
  • Could you tell me 〜? (〜をご教示いただけますか？)
  • Let me see if I got that right. (正しく理解できたか確認させてください。)
• 特定の操作を求める
  • Extension 〜, please. (内線〜番をお願いします。)

待機を求める

• 短時間の待機を求める
  • Hold on, please. (ちょっとお待ちください。)

伝言を残す

• 伝言の依頼
  • Can I leave a message? (伝言をお願いできますか？)
  • I’d like to leave her/him a message. (彼/彼女に伝言をお願いしたいのですが。)
  • Tell him/her 〜 called, please. (〜から電話があったことをお伝えください。)
• 折り返しの依頼
  • Please ask him/her to call me back when he/she gets back/gets home. (お帰りになったら、お電話いただけますか？)
• 再度の連絡を約束する
  • I’ll call back later. (またあとで電話します。)
• 最適な連絡時間を尋ねる
  • When is a good time to call? (いつ電話するのがよいですか？)
  • When is he/she going to be back? (いつ帰ってきますか？)

その他の便利な表現

• 情報を確認する
  • “Could you please repeat that?”
  • “Could you spell that for me, please?”
• 待機をお願いする
  • “Could you hold for a moment, please?”
  • “Just a moment, please. I’ll check that for you.”
• 終話する際
  • “Thank you for calling. Have a great day.”
  • “If there’s nothing else, I’ll go ahead and end our call. Thank you for reaching out.”

これらのフレーズを覚えておくと、ビジネスの電話でスムーズにコミュニケーションを取ることができるようになります。状況に応じて、これらの基本的な表現を適宜調整して使用してください。

ロールプレイ

英文

Alice (from XYZ Corporation) calling Bob at ABC Ltd.

Alice: “Good morning, this is Alice from XYZ Corporation. May I speak with Bob, please?”

Receptionist at ABC Ltd.: “Good morning, ABC Ltd., John speaking. How can I help you?”

Alice: “Hello, John. I’m calling to discuss the partnership proposal we sent last week. Is Bob available?”

John: “One moment please, I’ll check if Bob is in his office. … Please hold, I’m transferring you to Bob.”

Bob: “Good morning, this is Bob. How can I assist you?”

Alice: “Hi Bob, it’s Alice from XYZ Corporation. I just wanted to ask about your thoughts on the partnership proposal. Have you had a chance to review it?”

Bob: “Hi Alice, yes, I’ve gone through it. I have a few questions and suggestions. Could you tell me more about the terms of the agreement?”

Alice: “Of course. Let me see if I got that right. You’re interested in the specific terms related to the duration and the scope of the partnership, correct?”

Bob: “Exactly. Also, when would be a good time to schedule a meeting to discuss this further?”

Alice: “How about next Wednesday at 10 AM? I’ll call back later to confirm.”

Bob: “That sounds good. Please ask your assistant to send a meeting invite to my email.”

Alice: “Will do, Bob. Thank you for your time. Have a great day.”

Bob: “You too, Alice. Looking forward to our discussion. Goodbye.”

和訳

XYZ CorporationのAliceがABC Ltd.のBobに電話している状況。

Alice: “おはようございます、XYZ CorporationのAliceです。Bobさんはいらっしゃいますか？”

ABC Ltd.の受付 (John): “おはようございます、ABC Ltd.、Johnです。どういたしましょうか？”

Alice: “こんにちは、John。先週送ったパートナーシップ提案について話したいのですが、Bobさんはご在席ですか？”

John: “少々お待ちください。Bobさんがオフィスにいるか確認します…。少々お待ちいただき、Bobさんのところにお繋ぎします。”

Bob: “おはようございます、Bobです。何かお手伝いできることはありますか？”

Alice: “こんにちは、Bobさん、XYZ CorporationのAliceです。パートナーシップ提案についてご意見を伺いたいのですが、ご覧になりましたか？”

Bob: “こんにちは、Aliceさん、はい、拝見しました。いくつか質問と提案があります。契約の条件について詳しく教えていただけますか？”

Alice: “もちろんです。正しく理解したいと思います。パートナーシップの期間と範囲に関する具体的な条件に興味があるということでよろしいですか？”

Bob: “その通りです。また、これについてさらに詳しく話し合うための会議を設定するのに適した時間はいつになりますか？”

Alice: “来週の水曜日の10時はいかがでしょうか？後ほど確認のためにお電話します。”

Bob: “それで大丈夫です。アシスタントに私のメールアドレスにミーティングの招待状を送ってもらえますか？”

Alice: “承知しました、Bobさん。お時間いただきありがとうございます。良い一日を。”

Bob: “あなたも、Aliceさん。議論を楽しみにしています。さようなら。”

音声

関連英単語

ビジネスシーンでの電話対応において役立つ英単語とその意味をいくつかご紹介します。これらの単語を理解し、適切に使用することで、プロフェッショナルなコミュニケーションが可能になります。

1. Conference Call (カンファレンスコール)
   • 複数の参加者が電話を通じて会議を行うこと。
2. Hold (保留)
   • 電話を一時的に待機状態にすること。
3. Transfer (転送)
   • 電話を別の担当者や部署に繋ぐこと。
4. Voicemail (ボイスメール)
   • 不在時や対応できない時に残される音声メッセージ。
5. Engage (話し中)
   • 電話が他の通話で使用中である状態。
6. Extension (内線)
   • 企業内の特定の部署や個人へ直接繋ぐための番号。
7. Agenda (議題)
   • 電話会議やミーティングで話し合う予定のトピック。
8. Clarify (明確化する)
   • 不明瞭な点や疑問点をはっきりと理解するために詳しく説明すること。
9. Feedback (フィードバック)
   • 仕事の成果やプロジェクトに関する評価や意見。
10. Deadline (締切)
    • 仕事やプロジェクトを完了させるべき最終日。
11. Negotiate (交渉する)
    • 条件や価格などについて話し合い、合意に達する過程。
12. Proposal (提案)
    • ビジネスやプロジェクトのアイデアや計画を提示すること。
13. Follow-up (フォローアップ)
    • 何か行動を起こした後で、その結果や続きを確認すること。
14. Liaison (連絡調整)
    • 異なるグループや組織間でのコミュニケーションや協力を促進すること。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。以上が絶対使える！電話をするときに使える英語表現でした。それではSee you around!