口頭やメールで会議をキャンセルする際に使えるお詫びの英語表現3選

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RYO英会話ジム代表: 横田涼

セブ＆オーストラリア留学後、海外で7年間勤務。2019年にRYO英会話ジムを創業。KLab株式会社で翻訳・通訳を担当後、hanaso（Unhoop株式会社）でメソッド開発・講師を担当。その後、株式会社Alueにて三菱UFJ・UNIQLOなど大手企業向けに短期集中型ビジネス英語研修を提供し、これまで数百名以上の「英語で成果を出せる日本人」を育成。

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こんにちはRYO英会話ジムのリョウです。今日は会議をキャンセルする際に使えるお詫びの英語表現3選をご紹介します。この記事を読めばさらにスムーズに会議をキャンセルすることができます。それではまいりましょう。

直属の上司や同僚へ伝える場合

クライアントへ…

ナオミ

I’m sorry, but I have to cancel the meeting because I’m feeling sick today.
すみませんが、本日体調不良のため会議をキャンセルしなければいけません。

このように、直属の上司や同僚へ約束や会議をキャンセルするときは、”I’m sorry, but I have to cancel 〜 because (of) ….”を使いましょう。理由に「名詞」を持ってくる場合は、”of”を使って”because of an urgent matter”「急用で」のように伝えましょう。

クライアントへ伝える場合

日程が変更になり…

ナオミ

I’m afraid I can’t make it to the meeting on Monday due to a sudden change in my schedule.
申し訳ございませんが急な日程の変更により月曜日の会議に出席することができません。

相手がクライアントや同じ会社でも自分より役職が2つ以上の相手にはもう少し丁寧に”I’m afraid I can’t make it to 〜 due to …”を使いましょう。“I’m afraid 〜.”「申し訳ありませんが、〜。」や”make it to 〜”「〜へ出席する」や”due to 〜”「〜のため」のいずれもフォーマルな場面で使えるフレーズです。

メールでクライアントへ伝える場合

緊急の業務が入り…

マイク

I regret to inform you that I have to cancel our meeting scheduled at 1 p.m. on Tuesday.
大変残念なお知らせでありますが火曜日の1時に予定していた会議をキャンセルしなければいけません。

クライアント相手にメールで会議のキャンセルをするときは、“I regret to inform you that I have to cancel our meeting scheduled at 〜”このようにもう少し硬い表現を使うとよいです。“regret to 〜”で「残念ながら〜する」という意味です。この後に理由として、”due to …”を添えてもよいですができれば顔も見えないし声も聞こえないので、下記例文のように詳しく理由を説明するのがベストです。

キャンセルの理由を聞かれて….

リョウ

Because I have been notified by my assistant that I must take a business trip to the US.
秘書より知らせがありアメリカへ出張をしなければいけないためです。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。以上が会議をキャンセルする際に使えるお詫びの英語表現でした。それではSee you around!