“Attachment”の先へ：メールの「添付ファイル」に関する語彙の探求

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RYO英会話ジム代表: 横田涼

セブ＆オーストラリア留学後、海外で7年間勤務。2019年にRYO英会話ジムを創業。KLab株式会社で翻訳・通訳を担当後、hanaso（Unhoop株式会社）でメソッド開発・講師を担当。その後、株式会社Alueにて三菱UFJ・UNIQLOなど大手企業向けに短期集中型ビジネス英語研修を提供し、これまで数百名以上の「英語で成果を出せる日本人」を育成。

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こんにちは、みなさん。RYO英会話ジムです。メールの添付ファイルについて考えたことはありますか？多くの人にとって、「Attachment」という言葉はメールを送る際に不可欠なものです。しかし、この単語だけが全てではありません。このブログ記事では、「Attachment」の先に広がる添付ファイルに関する豊富な語彙の世界を探求します。メールの添付ファイルに関する言葉を深く理解することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

英語表現

メールで「添付ファイル」を指す場合、最も一般的な表現は “attachment” ですが、他の言い回しや表現もあります。これらは文脈やニュアンスによって使い分けることができます。特にフォーマルな文脈やビジネスメールでの使用に適しているといえるでしょう。

Enclosed file

これは少し古いかフォーマルな表現で、紙の文書を送る際に使われることが多いですが、電子メールに関しても使うことができます。

Attached document

特に文書や公式の書類を指す場合に使われます。

File attachment

「添付ファイル」とほぼ同じ意味ですが、言葉の順序が異なり、少しフォーマルな響きがあります。

Enclosure

これも「同封されたもの」という意味で、紙の郵便物に使われる言葉ですが、メールの添付ファイルを指すのにも使用されます。ただし、この用法は少し古風かもしれません。

例文

attachment

• 例文: Please find the project report as an attachment to this email.
• 和訳: このメールの添付ファイルとして、プロジェクトのレポートをご覧ください。

Enclosed file

• 例文: In the enclosed file, you will find the detailed budget breakdown for the upcoming event.
• 和訳: 同封されたファイルには、今後のイベントの詳細な予算内訳が記載されています。

Attached document

• 例文: The attached document outlines the terms and conditions of our agreement.
• 和訳: 添付された文書には、私たちの合意に関する条項と条件が概説されています。

File attachment

• 例文: I’ve included the invoice as a file attachment for your review.
• 和訳: 請求書をファイル添付として同封しましたので、ご確認ください。

Enclosure

• 例文: Please refer to the enclosure for a comprehensive list of all participants.
• 和訳: すべての参加者の包括的なリストについては、同封物を参照してください。

英文メールの例

Subject: Project Proposal Submission

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. I am writing to submit the project proposal titled “Sustainable Urban Development” as per our discussion last week. Please find the attached document which outlines the project scope, budget, and timeline.

In addition to the proposal, I have included a PDF attachment containing the initial research findings and a zip file with all relevant data files. These attachments should provide a comprehensive overview of the project’s feasibility and expected outcomes.

Should you have any questions or require further information, do not hesitate to contact me. I am looking forward to your feedback and the opportunity to discuss this project in more detail.

Thank you for considering our proposal.

Best regards,

和訳

件名：プロジェクト提案書の提出

お元気でいらっしゃいますか。先週の議論に基づき、「持続可能な都市開発」に関するプロジェクト提案書を提出するために、このメッセージを送ります。プロジェクトの範囲、予算、およびタイムラインを概説した添付文書をご覧ください。

提案書に加えて、初期研究結果を含むPDF添付ファイルと、関連するすべてのデータファイルを含むZIPファイルを添付しました。これらの添付ファイルにより、プロジェクトの実現可能性と期待される成果の包括的な概要を提供することができます。

ご質問がある場合や、さらに情報が必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。フィードバックをお待ちしており、このプロジェクトについてさらに詳しく議論する機会を楽しみにしています。

私たちの提案をご検討いただき、ありがとうございます。

敬具、

「添付」の際に役立つ英文

• Please find the attached file for your review.
  • 和訳: ご確認のため、添付ファイルをご覧ください。
• I have attached the document you requested.
  • 和訳: ご要望の文書を添付しました。
• Refer to the attached spreadsheet for detailed information.
  • 和訳: 詳細は添付のスプレッドシートを参照してください。
• The proposal has been enclosed as an attachment.
  • 和訳: 提案書を添付ファイルとして同封しました。
• For your convenience, I’ve included the invoice as a file attachment.
  • 和訳: ご便宜のため、請求書をファイル添付として含めました。

関連英単語

「添付ファイル」に関連する英単語やフレーズをいくつか紹介します。これらは、メールやドキュメントの共有、ファイル管理など、様々な文脈で使用されます。

1. Attach – 添付する
   • 「ファイルをメールに添付する」というアクションを指します。
2. Attachment – 添付ファイル
   • メールや文書に添付されるファイルのこと。
3. Upload – アップロード
   • ファイルをインターネット上のサーバーに送信する行為。
4. Download – ダウンロード
   • インターネット上のファイルを自分のデバイスに保存する行為。
5. File – ファイル
   • 文書やデータなどの情報が格納された電子的な容器。
6. Document – 文書
   • テキストや図表などを含むファイルの種類。
7. PDF (Portable Document Format) – PDF形式
   • 文書を電子形式で共有するためのファイル形式の一つ。
8. Zip file – ZIPファイル
   • 複数のファイルやフォルダを一つのファイルに圧縮したもの。
9. Share – 共有する
   • ファイルや情報を他人と共有する行為。
10. Link – リンク
    • インターネット上の特定のページやファイルに直接アクセスするためのアドレス。

注意点

1. 明確性: 依頼する添付ファイルの種類や名称、必要なフォーマット（例えば、PDF、Word文書）を具体的に指定してください。これにより、相手が正確に理解しやすくなります。
2. 理由の説明: なぜその添付ファイルが必要なのか、その目的や使用方法について簡潔に説明すると良いでしょう。これにより、依頼が重要であることが相手に伝わります。
3. 期限の設定: ファイルが必要な期限がある場合は、その期日を明記してください。余裕を持ったスケジュールで依頼することで、相手にプレッシャーを与えずに済みます。
4. 礼儀正しさ: 「Please」や「Thank you」などの礼儀表現を使うことで、依頼のトーンをより友好的に保つことができます。
5. セキュリティの考慮: 機密性の高い情報を含むファイルを依頼する場合は、安全なファイル共有方法を使用することや、その旨を相手に伝えることが重要です。
6. 返信の容易さ: ファイルを送信しやすいよう、依頼するメールに返信する形で添付可能か、あるいは特定のアップロード先を提供するなど、手順を明確に指示すると良いでしょう。
7. フォローアップの準備: 期限内に返信がない場合のフォローアップの方法をあらかじめ考えておくことも重要です。しかし、相手に圧力をかけるような追促は避けましょう。

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この記事を通じて、「Attachment」だけではない、メールの添付ファイルに関連するさまざまな語彙を紹介しました。これらの用語を身につけることで、メールの作成やファイルの共有がよりスムーズに、そして正確に行えるようになるでしょう。添付ファイルの言葉を知ることは、デジタル時代におけるコミュニケーション能力を向上させる第一歩です。さあ、今日からこれらの新しい言葉を使って、あなたのメールを次のレベルへと引き上げましょう。