プロフェッショナルな欠席連絡を英語で！簡単フレーズと重要ポイント

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RYO英会話ジム代表: 横田涼

/【代表】横田涼のプロフィール/
セブ＆オーストラリアに留学し、7年間の海外勤務を経て、2019年にRYO英会話ジムを起業。

経歴：KLab株式会社で翻訳兼通訳者として勤務し、その後、Unhoop株式会社（大手英会話スクールhanaso）に転職。スタディサプリの有名講師、関正生さんと共同で自社メソッドを開発し、多くのヒット教材を制作。その後、講師やカウンセリングも担当。さらに株式会社Alueに転職し、三菱UFJやUNIQLOなどの大手日系企業向けに短期集中ビジネス英語研修を提供し、数百名以上の「英語が話せる日本人」を育成。

/RYO英会話ジムのアピールポイント/
1. 業界No.1の圧倒的なアウトプット量
2. レッスン内で発言内容の見える化&添削
3. 課題と改善策の具体化、目標レベルまで伴走
4. 英語コーチング業界最安値、高品質

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はじめに

こんにちは！今日は、英語で欠席連絡をする時のフレーズや注意点についてお話しします。欠席連絡は、仕事や学校で信頼関係を築く上でとても大切です。特に英語での連絡は、少し緊張するかもしれませんが、ポイントさえ押さえれば大丈夫です。この記事では、誰でも簡単に使える欠席連絡のフレーズや、気をつけるべきポイントを分かりやすく解説します。これを読めば、自信を持って英語で欠席連絡ができるようになりますよ！一緒に学んでいきましょう。

欠席連絡の基本フレーズ

簡単な欠席連絡のフレーズ

1. I’m not feeling well and won’t be able to come in today.
   • 体調が悪いので、今日は出勤できません。
2. I have a personal matter to attend to and need to take a day off.
   • 私用があるので、お休みをいただきます。
3. I won’t be able to make it to work/school today.
   • 今日は仕事（学校）に行けません。

丁寧な欠席連絡のフレーズ

1. I apologize for the short notice, but I am not feeling well and will not be able to come to work today.
   • 急な連絡で申し訳ありませんが、体調が優れないため、今日は出勤できません。
2. Due to unforeseen personal circumstances, I need to request a day off. I apologize for any inconvenience this may cause.
   • 不測の私用のため、休暇をお願いしたく存じます。ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
3. Unfortunately, I will not be able to attend work today due to a personal emergency. I appreciate your understanding and will keep you updated.
   • あいにく、個人的な緊急事態のため、今日は出勤できません。ご理解のほどよろしくお願いいたします。状況が分かり次第、改めてご連絡いたします。

これらのフレーズを使うことで、簡単な連絡から丁寧な連絡まで、状況に応じた欠席連絡をスムーズに行うことができます。どちらのフレーズも、相手に対して誠実であることが大切です。次のセクションでは、具体的な状況に応じた欠席連絡の例を見ていきましょう。

病気や体調不良による欠席

体調不良の場合の欠席連絡例

1. I’m not feeling well today and won’t be able to come to work. I will keep you updated on my condition.
   • 今日は体調が優れないので、出勤できません。体調が回復次第、ご連絡いたします。
2. I have a fever and need to rest at home today. I hope to be back tomorrow.
   • 熱があるため、今日は家で休養が必要です。明日には復帰できることを願っています。
3. I’m experiencing severe headaches and will not be able to attend work. I apologize for any inconvenience this may cause.
   • ひどい頭痛があり、出勤できません。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

病院の診断書が必要な場合のフレーズ

1. My doctor has advised me to take a few days off to recover. I will provide a medical certificate as soon as possible.
   • 医師から数日間の休養を指示されました。診断書は早急に提出いたします。
2. Due to my current health condition, I am unable to come to work. I will obtain a medical certificate and submit it upon my return.
   • 現在の健康状態により、出勤できません。診断書を取得し、復帰次第提出いたします。
3. I have been diagnosed with [illness] and need to rest. I will send you my medical certificate shortly.
   • [病名]と診断され、休養が必要です。診断書は近日中に送付いたします。

病気や体調不良で欠席する際は、具体的な状況を説明し、必要に応じて診断書を提出することが大切です。相手に対して丁寧に連絡することで、誠意を伝えることができます。次のセクションでは、家族や個人的な理由による欠席の例を見ていきましょう。

家族や個人的な理由による欠席

家族の事情での欠席連絡例

1. I need to take a day off due to a family emergency. Thank you for your understanding.
   • 家族の緊急事態のため、お休みをいただきます。ご理解のほどよろしくお願いいたします。
2. There has been a family emergency, and I need to be with my family today. I will keep you updated on my situation.
   • 家族の緊急事態が発生し、今日は家族と一緒にいる必要があります。状況が分かり次第、ご連絡いたします。
3. I apologize for the inconvenience, but I need to take care of a family matter and will not be able to come to work today.
   • ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、家族の事情で今日は出勤できません。

個人的な理由での欠席連絡例

1. I have a personal matter to attend to and will need to take a day off. I appreciate your understanding.
   • 私用があるため、お休みをいただきます。ご理解のほどよろしくお願いいたします。
2. I need to take care of some personal business and won’t be able to come to work today. I apologize for any inconvenience this may cause.
   • 個人的な用事があるため、今日は出勤できません。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
3. I have an urgent personal matter that requires my immediate attention, and I need to take a day off. Thank you for your understanding.
   • 緊急の私用があり、即時対応が必要なため、お休みをいただきます。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

家族や個人的な理由で欠席する際も、状況を簡潔に説明し、相手への感謝と理解を求めることが大切です。これにより、円滑なコミュニケーションが保てます。次のセクションでは、事前に分かっている欠席の連絡例を見ていきましょう。

事前に分かっている欠席

予定された欠席の連絡例

1. I will be unavailable on [date] due to a scheduled appointment. I wanted to inform you in advance and apologize for any inconvenience.
   • [日付]に予定されたアポイントメントがあるため、その日は出勤できません。事前にお知らせし、ご迷惑をおかけすることをお詫びいたします。
2. I have a prior commitment on [date] and will need to take the day off. Please let me know if there is anything I need to take care of beforehand.
   • [日付]に先約があるため、お休みをいただきます。事前に対応が必要なことがあれば、お知らせください。
3. I will be taking a planned leave on [date] for personal reasons. I appreciate your understanding and will ensure all my tasks are covered.
   • [日付]に私用で予定された休暇を取ります。ご理解のほどよろしくお願いいたします。すべての業務はカバーするようにいたします。

ミーティングやプロジェクトの調整方法

1. Regarding the meeting scheduled on [date], I will be unable to attend. Could we reschedule to a later date, or could someone else take my place?
   • [日付]に予定されているミーティングには出席できません。後日へのリスケジュールか、どなたか代わりに出席していただけませんか？
2. I will be absent on [date], so I would like to delegate my responsibilities for the [project/task] to [colleague’s name]. Please confirm if this arrangement works for you.
   • [日付]に不在となるため、[プロジェクト/タスク]の責任を[同僚の名前]に引き継ぎたいと思います。このアレンジで問題ないかご確認ください。
3. I have a planned leave on [date], and I have briefed [colleague’s name] on my current tasks. They will be handling any urgent matters in my absence.
   • [日付]に予定された休暇があり、現在のタスクについては[同僚の名前]に説明済みです。私の不在時には、彼が緊急の事項に対応します。

事前に分かっている欠席については、早めに連絡し、ミーティングやプロジェクトの調整をすることが大切です。これにより、業務の円滑な進行を確保し、信頼関係を保つことができます。次のセクションでは、緊急の場合の欠席連絡について見ていきましょう。

緊急の場合の欠席連絡

緊急事態の場合のフレーズ

1. I apologize for the sudden notice, but I am dealing with a family emergency and will not be able to come to work today.
   • 突然の連絡で申し訳ありませんが、家族の緊急事態があり、今日は出勤できません。
2. Due to an urgent personal matter, I need to take the day off immediately. Thank you for your understanding.
   • 緊急の私用のため、即日お休みをいただく必要があります。ご理解のほどよろしくお願いいたします。
3. There has been an unexpected emergency, and I will not be able to attend work today. I will keep you updated on my situation.
   • 不測の緊急事態が発生し、今日は出勤できません。状況が分かり次第、ご連絡いたします。

緊急連絡の具体的な方法

1. 電話での連絡
   • 事前に上司や同僚の電話番号を確認しておきましょう。
     • 緊急時には電話が最も迅速かつ確実な方法です。
   • 具体的な例
     • “Hello [上司の名前], this is [あなたの名前]. I apologize for the sudden notice, but I am dealing with a family emergency and will not be able to come to work today. Thank you for your understanding.”
       • こんにちは、[上司の名前]、[あなたの名前]です。突然の連絡で申し訳ありませんが、家族の緊急事態があり、今日は出勤できません。ご理解のほどよろしくお願いいたします。
2. メールでの連絡
   • 件名を明確にする
     • “Urgent: Unable to Attend Work Today”
       • 緊急：本日の出勤ができません
   • 具体的な例
     • “Dear [上司の名前], I apologize for the sudden notice, but I am dealing with a family emergency and will not be able to come to work today. I will keep you updated on my situation. Thank you for your understanding. Best regards, [あなたの名前]”
       • [上司の名前]様、突然の連絡で申し訳ありませんが、家族の緊急事態があり、今日は出勤できません。状況が分かり次第、ご連絡いたします。ご理解のほどよろしくお願いいたします。よろしくお願いいたします。[あなたの名前]
3. メッセージアプリでの連絡
   • WhatsAppやSlackなどのメッセージアプリを利用する
     • “I’m dealing with an unexpected emergency and will not be able to come to work today. I will update you as soon as I can. Thank you for your understanding.”
       • 不測の緊急事態があり、今日は出勤できません。状況が分かり次第、すぐにお知らせします。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

緊急の場合には迅速かつ適切な方法で連絡を取ることが重要です。電話、メール、メッセージアプリなど、状況に応じた手段を使い分けて、相手に確実に伝えるよう心掛けましょう。次のセクションでは、欠席連絡の注意点について見ていきましょう。

欠席連絡の注意点

適切なタイミングで連絡する重要性

欠席連絡はできるだけ早く行うことが大切です。遅くなればなるほど、同僚や上司に迷惑をかける可能性が高くなります。以下のポイントに注意しましょう：

1. できるだけ前日または早朝に連絡する。
   • 例えば、「I won’t be able to come to work tomorrow due to a personal matter. I apologize for any inconvenience this may cause.」（明日は私用のため出勤できません。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。）
   • 翌日の予定が分かっている場合は、前日に知らせるのがベストです。
2. 急な欠席の場合は、可能な限り早い段階で連絡する。
   • 例えば、「I’m not feeling well and won’t be able to come in today. I will keep you updated on my condition.」（体調が悪いので、今日は出勤できません。体調が回復次第、ご連絡いたします。）
   • 朝起きてからすぐに連絡を入れると良いでしょう。

連絡後のフォローアップ方法

欠席連絡をした後も、状況が変わる可能性があるため、適切なフォローアップが必要です。以下の方法を参考にしてください：

1. 状況が分かり次第、再度連絡をする。
   • 例えば、「I have received a medical certificate and will be able to return to work on [date]. Thank you for your understanding.」（診断書を受け取りましたので、[日付]に出勤できる予定です。ご理解のほどよろしくお願いいたします。）
2. 復帰予定を明確に伝える。
   • 例えば、「I will be back to work on [date]. Please let me know if there is anything I need to prepare in advance.」（[日付]に出勤予定です。事前に準備が必要なことがあればお知らせください。）
3. 欠席中の業務の進捗を確認する。
   • 例えば、「Is there anything that requires my immediate attention during my absence?」（私の不在中に対処が必要なことはありますか？）

プロフェッショナルな対応のコツ

欠席連絡はプロフェッショナルに行うことが大切です。以下のコツを参考にしてください：

1. 丁寧な言葉遣いを心掛ける。
   • 例えば、「I apologize for any inconvenience this may cause.」（ご迷惑をおかけして申し訳ありません。）
2. 理由を簡潔に伝える。
   • 例えば、「I have a family emergency.」（家族の緊急事態があります。）
3. 感謝の気持ちを伝える。
   • 例えば、「Thank you for your understanding.」（ご理解のほどよろしくお願いいたします。）
4. 必要な書類や証明書を準備する。
   • 例えば、「I will provide a medical certificate as soon as possible.」（診断書は早急に提出いたします。）

適切なタイミングで連絡し、フォローアップを怠らず、プロフェッショナルな態度を保つことで、欠席連絡はスムーズに行えます。これにより、信頼関係を保ちつつ、安心して休むことができます。次のセクションでは、まとめとして欠席連絡の重要ポイントをおさらいします。

まとめ

振り返り

この記事では、英語で欠席連絡をする際に役立つフレーズや注意点を紹介しました。ここで、重要なポイントを振り返りましょう。

1. 適切なタイミングで連絡する:
   • 欠席が分かった時点で早めに連絡をすることで、相手に迷惑をかけることを防ぎます。
2. 状況に応じたフレーズを使う:
   • 体調不良や家族の事情、個人的な理由など、状況に合わせて適切なフレーズを使いましょう。
3. フォローアップを忘れない:
   • 状況が変わった場合や復帰予定が分かった場合は、再度連絡を入れて相手に安心してもらいましょう。
4. プロフェッショナルな態度を保つ:
   • 丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを忘れず、必要な書類や証明書を準備することが大切です。

これらのポイントを押さえて、欠席連絡をスムーズに行いましょう。

応援メッセージ

欠席連絡は誰にとっても気が重いものですが、適切な方法とフレーズを身につければ、安心して連絡することができます。あなたの健康や家族の大切さを考えることも重要です。無理をせず、必要な時にはしっかりと休むことを大切にしてください。

どんな時でも、誠実で丁寧な対応を心掛ければ、信頼関係は保たれます。自信を持って、これからも頑張ってくださいね！応援しています。