こんにちはRYO英会話ジムです。ビジネスの問い合わせメールは、新しい潜在的なパートナーへの第一歩となるため、とても重要です。さらに、必要な情報を得るために役立つツールであることは間違いありません。この記事で、効果的な問い合わせメールを書くための十分な知識を得ていただければ幸いです。
目次
はじめに
今や、情報は現代のビジネス界にとって価値ある資産です。ビジネスマンの意思決定を助ける重要なファクターです。CEOであれ、マネージャーであれ、あるいは単なる従業員であれ、誰であれ、常に情報を必要としています。
しかし、必要な事実やデータをどこで、どのように入手すればよいのでしょうか。問い合わせメールを使って情報を得ることは、最近のサラリーマンにとって必須のスキルです。まず、問い合わせメールとはどのようなもので、誰に送るものなのでしょうか。
1. お問い合わせの定義とは？
問い合わせという言葉は、情報を求める行為を意味します。つまり、業務上の問い合わせメールとは、情報を求めるために使うメールということです。それは非常に単純で、あなたが必要とする情報を人々に尋ねるためにメールを書くことです。
ほとんどの場合、特定の製品に興味があることを伝えるために問い合わせメールを使用します。広告を見た、あるいは以前にセールスの電話を受けた。あなたはそのサービスについてもっと知りたいと思います。そのため、この問い合わせメールを書くのです。
情報は、ビジネスマンが選択肢を評価するための基礎を作るのに役立ちます。その後、彼らはどの会社と仕事をするか、またはどのサプライヤーから購入することを決定することができます。情報の多くの異なる種類があります。問い合わせのメールにも、制限はなく、何でもいいのです。
いくつか例を考えてみてください。
- あるファッションブランドの春のカタログを入手し、自分の店で販売する商品を選びたい
- 仕入先のサンプル品で品質を確認したい
- ドリンクショップを開きたいので、ミルクティーの材料費を教えてほしい
- 新商品の発売にあたり、代理店からキャンペーンの補助を受けたい
- …
などなど、数え上げればきりがありません。
さらに、企業の求人情報を問い合わせるのにも、業務連絡メールが使えます。書き方さえ間違えなければ、文字通りあらゆる情報を手に入れることができるツールなのです。
2. 受信者
同様に、受信者は誰であってもかまいません。そもそも、問い合わせる企業の種類は多岐にわたります。卸売業者、サプライヤー、会社、代理店などです。
そして、その会社の中で、多くの人があなたのメールを受け取る側になることができます。営業部であったり、マーケティング部であったり、人事部であったり。個人であれば、マネージャー、チームリーダー、エグゼクティブなどです。誰であろうと、彼らはすべてあなたの潜在的なパートナーなのです。
ですから、問い合わせメールを書くことは非常に重要です。良い印象を与え、さらに信頼できるイメージを与えることができます。
素敵なメールを書くために、以下のビジネス問い合わせメールに関するガイドを試してみてください。また、問い合わせメールのサンプルも用意しましたので、ぜひご活用ください。
問い合わせメールの基本フォーマット
問い合わせメールである前に、メールである必要があります。そして、どのメールも、送信者のプロ意識を示すために、平易で伝統的なメールマナーに従っている必要があります。メールマナーについてのガイドをご覧いただけます。メールを書く前に必ず目を通してください。
メールのエチケットをマスターしたら、次は問い合わせメールを書くための5つのステップを紹介します。
1. 件名
件名は、受信者の目に直接映る最初の2つのパーツのうちの1つです。(もう一つはあなたのメールアドレス）。したがって、時間を節約するためにこの機会を利用すべきです。件名には、このメールが何についてのものかを直接書き、相手が次に何をすべきかの手がかりを得られるようにします。
件名がないメールは、読者を混乱させ、苛立たせることにもなりかねません。その結果、読者はメールを無視することになるかもしれません。
例えば、「A社｜商品に関するお問い合わせ：冷凍マンゴー」「BB社｜戦略コンサルティングサービスに関するお問い合わせ」など、簡単な件名なら1分もあれば入力できるでしょう。
2. 挨拶
まず、相手に伝統的な敬語で挨拶をします。相手の名前がわからない場合は、Dear Sir/Dear Madam/Dear Sir or Madamと書きます。また、会社全体や部署を宛てることもできます。Dear Sales Department.
相手の名前を知っている場合：Dear＋敬称（Mr.、Ms.、Mrs.）＋相手の姓を使います。
自己紹介をする
次に、相手が誰と話しているのかを知るために、親切に自己紹介をしましょう。そうすることで、お互いにビジネスをしやすくなります。自分の名前、役職、部署、そして会社名を記載しましょう。テンプレートを紹介します。
Dear [Recipient’s Name],
My name is [Your Name], and I work as a [Job Title or Major] at [Your Company or School].
上記のテンプレートをベースに、自分自身や相手との関係性に合わせて微調整してください。また、書式や文体は、自分や相手の業界、国、企業文化によって異なるため、適切に調整するようにしてください。
連絡先をどこで入手したかを伝えることです。広告からかもしれませんし、営業電話からかもしれません。もし、あなたのネットワークの誰かがこの会社を紹介しているのであれば、そのことも伝えましょう。
あなたの紹介文から、相手はあなたがどのようなタイプの相手なのかがわかります。その結果、最も適切な方法であなたの依頼に対応することができるのです。その際に使えるフレーズは以下です。
- Mr. A of X company, one of your current customers, gave us your name.
- We were referred to you by Ms. B from ABBank, your exclusive partner.
- Mr. C, your former supplier, suggested that we should contact you.
仕事を紹介してもらう”be referred to”ときは、introduceではなくreferという単語を使います。詳しくは以下カードで確認しましょう。
3. 本文
効果的なボディは、常に読みやすいものであるべきです。さらに、この場合、受信者の情報収集に役立ち、基本的なWとHに答えられるものでなければなりません。
Why：なぜこのメールを書いているのですか？あなたの目的は何ですか？
まず、このメールを書く理由を述べることから始めましょう。あなたの会社のビジネスについて簡単に紹介しましょう。相手とコラボレーションすることに興味があることを伝えましょう。
例えば、次のように書きます。
- 「私たちは飲料メーカーですが、御社の製品についてもっと知りたいと思います。私たちの主な原料供給元です。」
- 「私の会社は新しい化粧品を発売しており、御社のマーケティングサービスに興味があります。
What：どのような情報が必要ですか？どのくらい／いくつ必要なのか？
欲しい情報の種類を、とてもとても明確に指摘すること。このように番号付きリストや箇条書きを使うこともできます。先方のサービスについて、以下のような詳細を聞くことができます。
- 貴社サービスの提案書／プロフィール／パンフレット
- 過去に実施したキャンペーンのポートフォリオ
- 現在の価格表
これにより、十分なレスポンスを得られる可能性が高まります。
How：どのように情報を受け取りたいですか？
文書、電話、簡単なミーティングが必要ですか？どのように情報を配信してほしいかを提案します。文書やパッケージで送ってもらうこともできます。また、電話やミーティングに招待することもできます。必要なときにいつでも連絡できるように、あなたの連絡先を残しておきましょう。
以下フレーズを参考にして作成してみてください。
- We prefer that you send our requested information all-inclusive in one file, if possible.
- Could you please set up a meeting with us for further discussion on this matter?
- We would be really happy if you could provide us with detailed information through a video call at a convenient time.
- Should you have any additional questions, feel free to contact me at [phone number/email address].
電話をかけたり、会議を開いたりしたいのであれば、When（いつ）、Where（どこで）？上記の質問に答えることで、問い合わせのメールが正しく認識されるようになります。その後、メール本文をひとつひとつ書いていきます。
4. クロージング
メールの最後はシンプルなクロージングパートで締めくくりましょう。あなたの依頼を思い出し、丁寧にお礼を言いましょう。
- Thank you for your time.
- I look forward to receiving the information.
- We look forward to hearing from you.
そして、以下のような適切な締めを選び、その後に自分の名前を付けましょう。
- Best regards – 最も一般的に使われるクロージング表現でビジネスのやり取りにも適しています。
- Sincerely – フォーマルなメールによく使われる表現で相手との関係が堅い場合に適しています。
- Kind regards – Best regardsと同じように一般的でより親しみやすい印象を与えます。
- Yours faithfully – 相手との関係が堅く、フォーマルな文書で使用される表現です。例えば、ビジネスの提案書や契約書などで使用されます。
- Respectfully – 相手に敬意を表すために使用される表現でフォーマルな場面で適しています。
- Best wishes – クリスマスや年末年始など、祝福や願いを伝える場合に使用されます。
以上のような表現を適宜使用することで、ビジネスメールのクロージングをスムーズに行うことができます。
5. 署名（サイン）
最後に、標準的なサインを忘れてはいけません。署名には、あなたのフルネーム、役職、連絡先を記入します。
お問い合わせメール作成時の注意点
上記のガイドはすでにかなり詳細なものですが、常にいくつかの有用な注意事項を心に留めておくことが実用的です。
1. 短く、簡潔であること
相手を尊重するために最初にしなければならないことは、相手の時間を無駄にしないことです。時間は誰にとっても貴重なものです。ですから、長くて複雑なメールを追跡するのに時間を費やしたくはないでしょう？同様に、誰もそれを望んでいません。
ですから、メールは常にシンプルで要点を押さえたものにしましょう。ただし、短いメールは失礼にあたるので、礼儀もわきまえましょう。基本的な構成でわかりやすく書き、話を逸らさないようにしましょう。
2. ニーズを明確にする
相手があなたの要求を完全に理解していることを確認する必要があります。そうすることで、相手は適切な返答をすることができます。
どの情報をどの程度求めているのか、相手に伝えましょう。必要なものをできるだけ具体的に説明します。長い文章は避けましょう。リストを使って、相手が自分の要求を満たしているかどうかを簡単に確認できるようにするとよいでしょう。
3. 次のステップを設定する
物事をスムーズに進めるためには、期限や次のステップを設定したほうがよいでしょう。ただ放っておくのではなく、想定される期限を記載することで、相手にリマインドを与えることができます。
例えば、It would be great for us to get this information within the next 10 days to maintain the rate of our process.「この情報を今後10日以内にいただければ、私たちのプロセスの速度を維持することができます」と言うことができます。
そうすれば、相手は10日以内に返信しようとする可能性が高まります。もし期限がなければ、相手はあなたのメールを脇に置き、他のことがすべて終わってから戻ってくるかもしれません。
期限を設ける以外にも、簡単な電話やミーティングを提案するのもいい選択です。この場合、あなたの連絡先を残し、双方にとって都合の良い時間帯をいくつか挙げてください。
テンプレート
Dear Sales Department,
I am writing to inquire about your frozen strawberry puree product. My name is John Smith, and I am the Purchasing Manager of P Company. We were referred to you by Ms. Emily Nguyen from E Corporation, who spoke highly of your high-quality frozen fruit and beverage ingredients.
P Company is a beverage manufacturer that is expanding its product range. We are in the process of looking for new suppliers to meet our growing needs, and your product is one of our main ingredients. Therefore, we are interested in learning more about your frozen strawberry puree.
Could you please provide us with the following information about your frozen strawberry puree in a PDF format:
- Origin of the frozen strawberry puree
- Manufacturing process of the frozen strawberry puree
- Nutritional facts of the frozen strawberry puree
- Quality standards of the frozen strawberry puree
We would also appreciate it if you could send us your wholesale price list for the frozen strawberry puree.
We would like to receive the above information within the next 10 days to maintain our process rate.
Thank you for considering our request. We look forward to hearing from you soon and hopefully establishing a mutually beneficial business relationship with your company.
Best Regards,
John Smith Purchasing Manager, P Company
件名: 冷凍イチゴピューレ製品の問い合わせ
営業部門の皆様
私たちは、株式会社Pの購買マネージャーであるJohn Smithと申します。私たちは、貴社の高品質な冷凍フルーツや飲料用原料を提供していることを、現在貴社の顧客であるN社のDane Nguyen氏から知りました。
株式会社Pは飲料メーカーであり、製品ラインを拡大しています。このため、新しいサプライヤーを探しており、貴社の製品は主要な原料の一つです。そこで、貴社の冷凍イチゴピューレについての情報をお知らせいただきたいと考えています。
以下の情報をPDF形式で提供いただけますでしょうか：
- 冷凍イチゴピューレの産地
- 冷凍イチゴピューレの製造プロセス
- 冷凍イチゴピューレの栄養情報
- 冷凍イチゴピューレの品質基準
また、冷凍イチゴピューレの卸売価格リストを送付いただけると幸いです。
私たちは、プロセス率を維持するために、10日以内に上記の情報を受け取ることを希望しております。
ご検討いただき、ありがとうございます。貴社との相互利益になるビジネス関係の確立を楽しみにしております。
敬具
株式会社P 購買マネージャー John Smithより
今回お話した内容
ライティングに関連する記事
最後まで読んでいただきありがとうございました。以上がビジネス英語で圧倒的に効果的な問い合わせメールをするための書き方でした。それではSee you around!
件名: 自己紹介
拝啓 [相手の名前],
私は[自分の名前]と申します。[自分の会社名または学校名]で[職種または専攻]として働いています。